Comment mieux gérer les espèces et les caisses de son commerce ?
Il n’est pas toujours facile pour les commerçants de bien gérer la caisse et les espèces. Pourtant, il existe de bonnes pratiques en ce qui concerne la tenue du livre de caisse et les mouvements de caisse.
Bien tenir le livre de caisse
Le livre de caisse détaille les paiements en espèces, même si, en pratique, de nombreux commerçants y font figurer d’autres moyens de paiement. La tenue du livre de caisse doit être particulièrement rigoureuse et le détail des recettes doit toujours pouvoir être justifié devant l’administration fiscale. Pour éviter les erreurs, les commerçants qui effectuent différents types de ventes (et donc de nombreux mouvements de caisse) doivent s’équiper d’une caisse enregistreuse ou d’un brouillard de caisse. Les commerces de détail, les restaurants ou les cafés font généralement appel à un logiciel de caisse, ou logiciel « point de vente », couplé à un terminal de paiement. Cet outil offre un gain de temps précieux et limite le risque d’erreur. Il permet aussi de justifier plus facilement les recettes grâce à l’édition d’un journal de caisse.
Bien gérer les mouvements de caisse
La gestion de la caisse est primordiale pour la santé d’un commerce. Aussi, il est nécessaire de contrôler chaque jour sa caisse pour vérifier que le solde du livre de caisse est bien égal au montant des espèces disponibles en caisse. Un logiciel de caisse permettra de faciliter cette opération. D’autres bonnes pratiques sont à respecter dans le cadre du contrôle interne, pour éviter tout problème de gestion de la caisse :
- protéger les espèces contre le vol grâce à un coffre-fort ;
- former ses employés par une société dispensant des formations de gestion des incivilités, par exemple ;
- effectuer quotidiennement la remise des chèques et des espèces (cette opération est facilitée par l’automatisation du dépôt d’espèces) ;
- vérifier que la somme des espèces n’excède pas le montant assuré.
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